Van 1.200 aanvragen per jaar met de hand bijhouden, naar één systeem dat zichzelf invult.
Offerte & roadmap · juni 2026 Voor Lesley Fraats
Gyan van den Bogert Mediya
De situatie
Het overzicht klopt. Het werk eromheen kost de tijd.
Jullie houden alle aanvragen netjes bij in het Excel-overzicht "Lopende offertes": klantnaam, offertenummer, productgroep, verkoper, bron, status en de hele voortgang. Goed doordacht. Het probleem zit niet in de structuur, maar in het handwerk: elke aanvraag wordt met de hand geclassificeerd, aangemaakt en bij elke stap weer bijgewerkt. Zelfs het bewaken van deadlines gebeurt handmatig met de blauw/rood/groen-kleuren.
1.200
aanvragen per jaar via website en mail
±12 min
administratie per aanvraag, invoer plus alle latere updates
±240 uur
per jaar — ruim 6 werkweken aan invoer- en bijhoudwerk over 3 verkopers
Het doel
Dezelfde informatie. Zonder het handwerk.
Alle classificatie, invoer en deadlinebewaking weghalen bij de verkopers — terwijl jullie precies dezelfde informatie overhouden die nu in Excel staat. Alleen dan actueel, betrouwbaar en zonder dat iemand het bijhoudt.
1
Classificatie weg
De juiste bron uit 16 opties en productgroep uit 14 groepen — de agent doet het.
2
Invoer weg
Kaarten worden automatisch en volledig ingevuld aangemaakt, niet meer met de hand.
3
Deadlinebewaking weg
De blauw/rood/groen-kleuren worden automatische herinneringen.
De oplossing in het kort
Een agent die meekijkt in de mailbox en alleen echte aanvragen klaarzet.
Mail komt binnen — website of direct
AI-agent kwalificeert & leest de velden uit
Aanvraag
Automatisch in ClickUp
Kaart aangemaakt, alle velden ingevuld, verkoper toegewezen. Outlook krijgt label "In ClickUp".
Twijfel
Verkoper beslist, 1 klik
Label "Beoordelen". Niets komt ongekwalificeerd in ClickUp.
Belangrijk uitgangspunt: niet alles hoort in ClickUp. Alleen gekwalificeerde aanvragen komen erin, zodat het overzicht schoon en betrouwbaar blijft.
Hoe het werkt in de praktijk
De verkopers houden altijd de controle.
↦
Handmatig doorzetten
Een mail die de agent niet als aanvraag zag? De verkoper zet hem alsnog door met een Outlook-categorie. Werkt op desktop, web en mobiel. Geen nieuwe software, geen training.
⟳
Geen dubbele kaarten
De agent herkent vervolgmails op een lopende aanvraag en hangt ze als update aan de bestaande kaart. Het overzicht groeit vanzelf mee met de mailbox.
▲
Voorzichtig starten
De kwalificatiedrempel is instelbaar. Eerst alleen overduidelijke aanvragen automatisch, de rest ter beoordeling. Daarna stap voor stap verruimen.
Jullie administratie, 1-op-1 in ClickUp
Dezelfde velden. Het verschil zit in wie ze invult.
Wat je nu in Excel bijhoudt
Wie vult dat nu
In ClickUp
Klantnaam & offerteomschrijving
handmatig
agent leest het uit de mail
Offertenummer (DLR..-....)
handmatig
automatisch genummerd
Datum aanvraag
handmatig
automatisch bij binnenkomst
Productgroep 14 groepen
handmatig kiezen
agent classificeert, verkoper bevestigt
Verkoper
handmatig toewijzen
automatische toewijzing, aanpasbaar
Hoe binnengekomen 16 bronnen
handmatig kiezen
agent leidt het af uit de mail
Status (Open → Order)
handmatig
ClickUp-status, schuift mee
Offertebedrag & kans van slagen
verkoper
velden op de kaart, voeden de pipeline
Datums offerte / nagebeld / vervolg
verkoper
verkoper, met automatische herinnering
Statussen nemen we letterlijk over: Open, In behandeling, Offerte, Order, Afgewezen, On hold.
Waar de meeste tijd in zit
Twee dingen neemt de agent volledig over.
16
De juiste bron kiezen
Uit 16 mogelijke bronnen leidt de agent af hoe de aanvraag binnenkwam. Nu een handmatige keuze bij elke aanvraag, en precies waar inconsistentie ontstaat.
14
De juiste productgroep
Uit 14 productgroepen classificeert de agent automatisch. Dit is precies waar AI goed in is en waar nu de meeste tijd weglekt.
De ruim 240 uur per jaar aan administratie verschuift naar het opvolgen van aanvragen. Met 1.200 aanvragen is elke procent extra conversie direct merkbaar in omzet.
De techniek
Bewezen stack die wij in productie draaien.
OutlookBestaande mailbox, gekoppeld via Microsoft Graph. Geen nieuwe software voor de verkopers.
n8nOrchestratie — de backbone die wij bij meerdere klanten draaien, waaronder twee binnen de Van Dijk Groep.
AIAI-laag voor kwalificatie, classificatie, samenvattingen en conceptantwoorden. Het model kiezen we op wat het best presteert.
ClickUpHet overzicht, ingericht op jullie huidige Excel-velden en statussen.
Bewust geen custom Outlook-plugin in de basis: de categorie-aanpak doet hetzelfde, werkt overal en vraagt geen doorlopend onderhoud. Een eigen "De la Roy"-knop met zijpaneel kan later als optionele upgrade.
De roadmap
Drie fasen, circa acht weken.
Elke fase wordt afgesloten met een evaluatie voordat de volgende start. Na fase 1 staat er al een werkend systeem dat het Excel-werk overneemt.
Week 0
Kick-off
Toegang, voorbeeldaanvragen, velden samen vaststellen
Week 1–3
Fase 1 — bouw
Kwalificatie-agent + ClickUp ingericht
Week 4
Testperiode
Agent draait mee, drempel verruimen — Excel kan weg
Week 5–6
Fase 2
Conceptantwoorden + screening per kaart
Week 7–8
Fase 3
Herinneringen + KPI-dashboard
Fase 1
De kern · na deze fase is Excel niet meer nodig
Kwalificatie-agent & ClickUp-inrichting
ClickUp ingericht op jullie velden, keuzelijsten en statussen
Koppeling met de Outlook-mailbox via Microsoft Graph
Kwalificatie-agent getraind op jullie aanvragen, bronnen en productgroepen
Automatische toewijzing per verkoper
Handmatig doorzetten via Outlook-categorieën
Thread-herkenning zodat vervolgmails bij de juiste kaart komen
Automatische offertenummering (DLR..-....)
Testperiode waarin de verkopers de uitkomsten controleren
Resultaat: aanvragen staan automatisch en volledig in ClickUp. Het Excel-overzicht kan weg.
Fase 2
De agent gaat de verkopers actief helpen
Conceptantwoorden & screening
Per aanvraag een samenvatting op de kaart
Een inschatting van prioriteit en urgentie
Automatisch conceptantwoord als draft in Outlook
In dezelfde mailthread, in jullie tone of voice
Verkoper checkt, past aan en verstuurt zelf
Er gaat nooit automatisch iets de deur uit
Resultaat: reactietijd op een aanvraag gaat van uren of dagen naar minuten, en de toon is consistent over alle drie de verkopers.
Vervangt de handmatige blauw/rood/groen-deadlinebewaking
Dashboard: waarde van lopende offertes
Scoringspercentage in euro's én in aantallen
Gewogen pipeline (bedrag × kans van slagen)
Verdeling over bronnen, productgroepen en verkopers
Resultaat: de directie krijgt grip op de funnel — zichtbaar waar omzet vandaan komt en waar het blijft hangen.
Kick-off · wat we van jullie nodig hebben
Een lichte start. Dit is alles.
1
Toegang tot de gedeelde mailbox via Microsoft 365 (Microsoft Graph).
2
Een ClickUp-werkruimte. De licenties lopen rechtstreeks via jullie.
3
20 tot 30 voorbeeldaanvragen uit de praktijk om de agent op te trainen.
4
De definitieve lijsten: 14 productgroepen, 16 bronnen en de verkopers.
5
Een korte sessie om jullie tone of voice voor de conceptantwoorden vast te leggen (fase 2).
Wat sales hiervan merkt
Tijd verschuift van invoeren naar binnenhalen.
Geen invoer- en classificatiewerk
Aanvragen staan automatisch en volledig in ClickUp. Eén betrouwbaar realtime overzicht in plaats van een Excel die achterloopt.
Niets verdwijnt ongezien
Twijfelgevallen worden voorgelegd. Vanaf fase 3 zorgen automatische herinneringen dat geen offerte blijft liggen.
Sneller reageren
Vanaf fase 2 staat per aanvraag een kant-en-klaar conceptantwoord klaar in Outlook.
Grip voor de directie
Het dashboard berekent jullie eigen KPI's automatisch: pijplijnwaarde, scoringspercentage en gewogen pipeline.
Waarom Mediya
Bewezen aanpak. Dichtbij huis.
Wij bouwen deze systemen al voor meerdere bedrijven, waaronder twee binnen de Van Dijk Groep: Unibouw (online groeitraject) en Bouwgrondvinden (AI- en automatiseringsplatform op exact deze backbone). De stack die we voor De la Roy voorstellen draait bij ons in productie.
2
lopende projecten binnen de Van Dijk Groep
n8n + AI
dezelfde backbone, al in productie
Geen experiment
een aanpak die zich al bewezen heeft
De investering
Eén vaste prijs voor het volledige systeem.
Bouw fase 1 t/m 3 · eenmalige projectprijs
€ 8.750,–
excl. BTW · gefaseerde oplevering met evaluatie na elke fase
± € 75 / mndOnderhoud, monitoring en beheer na oplevering
Naar gebruikAI-verbruik, transparant doorbelast
Inbegrepen in de bouw
Kwalificatie-agent en ClickUp-inrichting
Conceptantwoorden en screening
Automatische opvolging en KPI-dashboard
Training, testperiode en evaluatie per fase
Niet inbegrepen
ClickUp-licenties (lopen via jullie)
AI-verbruik en maandelijks onderhoud (zie hierboven)
Volgende stap
Zo zetten we het samen op.
Dit plan en de offerte samen doornemen en aanscherpen waar nodig
Akkoord op aanpak en investering
Kick-off: toegang tot de mailbox en ClickUp, voorbeeldaanvragen aanleveren
Start fase 1
Gyan van den Bogert · Mediya
info@mediya.nl · mediya.nl